O OMS – Order Management System ou, Sistema de Gerenciamento de Pedidos em português, é um software usado para gerenciar o processamento de pedidos de venda presente em boa parte dos sistemas ERP.
Um OMS permite o planejamento, gerenciamento e controle de todo o fluxo do pedido de venda.
No e-commerce, a necessidade de realizar o planejamento e gerenciamento dinâmico do fluxo dos pedidos de venda de forma ágil exigiu a criação de novas ferramentas personalizadas para sistemas ERP.
No caso do OMS, os usuários do sistema ERP podem incrementar o gerenciamento tendo em mente as necessidades e particularidades do negócio, sem ter que recorrer ao fornecedor do sistema ERP para uma customização.
Como cada e-Commerce apresenta regras de negócio bastante distintas, a possibilidade de poder criar fluxos de pedidos de venda que retratam essas particularidades é fundamental para manter a vantagem competitiva.
A ferramenta resulta em economia de tempo e dinheiro porque esses fluxos podem ser alterados sem depender do fornecedor do sistema ERP.
Visão do Fluxo de Venda para o consumidor e o lojista
A despeito dos consumidores não precisarem conhecer todas as etapas do fluxo do pedido de venda, a sua visão é importante para que lojistas possam identificar a experiência do cliente em sua jornada de compra, se a satisfação é afetada positiva ou negativamente pelo fluxo do pedido de venda.
Para o cliente, a sua jornada compreende:
· Acessar a loja
· Escolher os produtos
· Pagar o Pedido
· Receber o pedido
Para o varejista, o básico de um fluxo de pedido deve considerar as seguintes etapas:
· Receber o pedido e reservar estoques
· Confirmar pagamento e separar
· Conferir e emitir NF-e
· Despacho e Tracking
· Entrega
Formas de controle do fluxo de pedidos de venda
Controle Manual
Muitas empresas ainda operam sem sistemas de gestão integrados. O fluxo do pedido de venda é moroso por sua capacidade de gerenciamento do volume de vendas, permitindo o melhor controle quando há poucos pedidos diários.
Operar nesta situação demanda alto grau de comprometimento das pessoas envolvidas, o que aumenta significativamente as chances de erros.
Outra dificuldade bastante crítica da falta de integração é que não é possível mensurar com exatidão as atividades e tempos dedicados a elas, tampouco sua eficiência.
Com isso, os gestores não têm como conhecer e entender gargalos e retrabalhos do processo.
A morosidade e a ineficiência geram estresse contínuo de todos os envolvidos no processo, envolvendo até mesmo o consumidor final.
A acurácia dos estoques pode ser comprometida e os erros gerados pelo sistema podem ser percebidos somente pelo consumidor.
Não é o mais indicado para quem deseja rápida expansão e crescimento em escala.
O modelo dificulta também o acesso rápido às informações do processo, bem como a implantação de modelos de Planejamento e Gestão das atividades de estoques, expedição e despacho de mercadorias.
Controle pelos sistemas de Gestão
Permite controles de muitos pedidos diários, diminui a dependência de pessoas e as chances de erros.
É possível o acompanhamento das atividades e evitar retrabalhos do processo. A agilidade e eficiência evita o estresse dos envolvidos no processo, inclusive do consumidor final.
Os sistemas de gestão aumentam a acurácia dos estoques, evitam erros que só seriam percebidos pelo consumidor final, após a entrega, evitando trocas.
Aumentam as chances de expansão do negócio, e são eficientes para o crescimento em escala.
Permitem acesso às informações do processo e a implantação de modelos de Planejamento e Gestão das atividades de estoques, expedição e despacho de mercadorias.