Identificar problemas de estoque e corrigi-los é imprescindível para garantir a fidelidade das informações sobre os produtos estocados, ou seja, a equivalência entre o que está registrado no sistema e o que realmente consta no armazém físico.

A despeito da importância da acuracidade, não é incomum que gestores tenham experimentado algum tipo de problema com o estoque, seja relacionado ao excesso de itens ou à sua insuficiência.

A situação implica em diversos prejuízos, dificuldade logística e a perda de vendas. Confira no artigo os dez problemas mais comuns no estoque e elimine estas falhas.

Mais é menos

Surpreendentemente, os problemas no estoque são mais comuns do que se imagina. Muitos negócios ainda não relacionaram que a boa gestão do estoque é também zelo financeiro.

Inevitavelmente, o estoque desencadeia os demais processos, da produção às compras e vendas. Falhar no estoque é comprometer todo o processo. 

Outro relevante papel dos estoques é garantir o bom atendimento aos clientes, cada vez mais exigentes em sua experiência de compra. É razoável imaginar um cenário nada lucrativo com a busca de fornecedores com urgência ou fluxos de produção interrompidos para atender alguma demanda.

Para corrigir essa situação e evitar que a empresa tenha problemas de produtividade, organização e não possa oferecer qualidade no atendimento por problemas no estoque, priorize o quanto antes a correção de falhas.

Entenda os problemas

Certamente, todos sabem que produtos não devem faltar ou constar em excesso, contudo, as falhas na gestão do estoque desafiam essa lógica.

Compreender as causas é mais importante do que apontar culpados. O gestor deve ter as informações corretas para ser capaz de corrigir os gargalos e aprimorar o nível de acuracidade.

Leia com atenção a lista que elaboramos sobre cada um dos dez problemas e promova os ajustes necessários. Contribui para a eficiência dessas atitudes ter as tecnologias e os parceiros certos para o aprimoramento dos processos.

Confira agora as dez possíveis falhas que causam baixos níveis de acuracidade do estoque.

1 – Falhas nas informações

A divergência de informações é a primeira causa de problema no estoque. Avalie se é realizada uma conferência da quantidade de produtos relatados na nota fiscal com a que entrou no armazém.

Averigue se todas as descrições do produto estão registradas; lote, data de validade, peso, quantidade por caixa etc.

Verifique se a empresa trabalha com um sistema que permite cadastrar a quantidade de produtos que entram e a que sai a cada pedido, além do endereço do armazenamento.

Confira se é possível fazer uma checagem a qualquer momento das informações processadas a cada entrada ou saída de um produto.

Para fazer o reabastecimento, certifique-se de que as informações que você possui correspondem fielmente à realidade de seu estoque.

Se ocorrer falha de qualquer informação sobre o produto, disponibilidade ou quantidade expedida, os problemas no seu estoque serão inevitáveis

Portanto, é imprescindível registrar as informações corretamente e ter acesso sempre que se desejar acompanhar todas as movimentações em seu estoque.

2 – Ausência de inventários periódicos

Fazer um único inventário por ano pode ser uma grande dor de cabeça.

Os inventários periódicos facilitam manter o controle das quantidades certas de itens armazenados e identificar divergências, antes que se transformem em prejuízos.

Não tem sido incomum que a mudança de inventário geral para cíclico tenha recuperado itens dados como perdidos e encontrando em uma nova contagem.  

3 – Segurança

Manter o controle sobre quem entra ou sai de seu armazém e as funções desempenhadas pelas pessoas naquele exato momento é fundamental para a segurança, além de  evitar perdas por furtos ou danos aos produtos.

Conte com a tecnologia para gerir um sistema de monitoramento do trabalho de cada funcionário, com câmeras de segurança e é possível ter um controle maior do que acontece no ambiente do armazém.

4 – Equívocos no armazenamento

As particularidades de cada produto, como as necessidades de temperatura para armazenagem, resistência à umidade, luz solar e baixa oxigenação local são detalhes fundamentais para evitar perdas com o armazenamento incorreto.

Do mesmo modo, mantenha um controle pontual dos endereços mais adequados para cada produto.

É fundamental controlar as datas de validade e atender aos parâmetros FIFO ou FEFO. Estas medidas garantem que seus produtos estejam sempre na qualidade ideal para a expedição. Se ocorrer algum dano, o estoque está com falhas.

5 – Registro das movimentações

É imprescindível controlar eficientemente o que entra e o que sai do seu armazém. Uma falha no processamento pode afetar diretamente várias áreas.

Os registros de todas as movimentações de cada produto são informações que devem estar sempre disponíveis para a tomada de decisões.

6 – Cadastro de produtos sem detalhar

As informações mal registradas causam divergências em seu estoque, podem não identificar se o produto está ou não disponível para a venda. Além de prejudicar o controle de estoque, a divergência por falta de detalhamento correto incide na boa experiência do cliente e insatisfação com o seu atendimento.

7 – Falta de conferências na entrada

Garanta que a conferência seja rigorosa na entrada, e que sejam verificados os dados enviados pelos fornecedores com os que constam na nota fiscal. É o momento também para fazer o controle da qualidade e evitar produtos com avarias no estoque.

8 – Não ter controle das informações das vendas

A correta noção da margem de vendas é importante para programar o seu estoque e ativar o reabastecimento se necessário. As informações de cada setor precisam estar interligadas, principalmente com o pessoal do time de vendas.

9 – Ausência de um sistema

É quase impossível hoje não ter em uso um software de gestão de armazéns, o que se avalia é se ele está em condições de ser integrado a um sistema ERP.  

A tecnologia é uma grande aliada dos negócios em expansão por permitir que os sistemas realizem a conexão com as demais áreas da empresa.

A automatização de diversos processos garante a eficácia das operações por oferecer informações acessíveis em tempo real, com maior controle de todas as movimentações no armazém.

Com um WMS , a acurácia do estoque pode chegar a 99%.

10 – Má gestão

A má gestão no estoque não ocorre só por ineficiência ou despreparo. As horas perdidas pelo gestor corrigindo problemas evitáveis comprometem a sua expertise.

É imprescindível manter o aprimoramento dos processos para garantir a qualidade do trabalho de gerenciamento.

Todos esses problemas abordados no artigo podem ser corrigidos, no entanto, é imprescindível que você tenha o controle das informações sobre o seu estoque em tempo real e a oportunidade de fazer ajustes antes que as falhas aconteçam. 

Integre seu armazém otimizando toda a operação logística, ganhe velocidade no faturamento dos pedidos com informação fidedigna e de qualidade. 

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